Whistleblower-Schutzgesetz: Neue Regelungen zum Schutz von Hinweisgebern

Ab dem 2. Juli 2023 wird das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft treten und dient der Umsetzung der sogenannten EU-Whistleblower-Richtlinie. Es wurde am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt 2023 Nr. 140 veröffentlicht und kann unter folgendem Link abgerufen werden:

[https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2023/140/VO].

Besserer Schutz für meldende Personen

Das Ziel dieses Gesetzes besteht darin, Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Rechtsverstöße erlangt haben und diese melden, einen besseren Schutz zu bieten.

Welche Unternehmen müssen aufgrund des Hinweisgeberschutzes aktiv werden?

Unternehmen mit in der Regel mindestens 250 Beschäftigten müssen bis spätestens zum 2. Juli 2023 und Unternehmen mit in der Regel 50 bis zu 249 Beschäftigten bis spätestens zum 17. Dezember 2023 eine Meldestelle einrichten.

Aufgabe der Meldestelle

Die Meldestelle hat die Aufgabe, gemeldete Verstöße zu untersuchen, zu verfolgen und zu unterbinden, während der sogenannte Whistleblower vor Benachteiligungen aufgrund seines Hinweises geschützt wird.

Zahlungseinstellung als Vermutung für den Eintritt der Zahlungsunfähigkeit

Vermeidung von Image-Schäden und Haftungsansprüche

Für Unternehmen bietet ein solcher Hinweis die Chance, einen Imageschaden und Haftungsansprüche zu vermeiden, da der Hinweisgeber nicht verpflichtet ist bei Missständen, sich zunächst direkt an das Unternehmen zu wenden, sondern sich an eine öffentliche Meldestelle oder die Presse wenden kann.

Falls Ihr Unternehmen von diesem Gesetz betroffen ist und Sie insbesondere noch nicht die folgenden Punkte geklärt haben, empfehlen wir Ihnen, die verbleibende Zeit bis zum Ablauf der Einrichtungsfrist bzw. Schonfristen für die Verhängung von Bußgeldern (1. Dezember 2023) zu nutzen:

Überprüfen Sie, ob bereits ein Hinweisgebermeldesystem besteht und ob Anpassungsbedarf besteht

Stellen Sie sicher, dass ein ausreichender Meldekanal eingerichtet ist, z. B. per E-Mail, Telefon, web-basierte Lösung, Konzernlösung oder externe Dienstleister wie Rechtsanwälte als Meldestelle. Bei der Einrichtung der Meldestelle wird – soweit vorhanden – der Betriebsrat eingebunden.

Stellen Sie sicher, dass sowohl Beschäftigte als auch Leiharbeitnehmer den Meldekanal nutzen können. Darüber hinaus sollten auch Personen, die beruflich mit dem Unternehmen in Kontakt treten, wie z.B. Praktikanten, Bewerber, Lieferanten und deren Mitarbeitern, Zugang zum Meldekanal haben (auch wenn dies nicht verpflichtend ist).

Informieren Sie ausreichend über die Meldestellen und Meldesysteme, z. B. über das Intranet, die Homepage oder andere geeignete Kanäle.

Stellen Sie sicher, dass die Vertraulichkeit der Meldungen sowie datenschutzrechtliche Aspekte gewährleistet und geklärt sind wie z.B. entsprechende Zugriffsrechte eingeschränkt werden, Informationen zur Datenverarbeitung an Hinweisgeber zügig erteilt werden können oder das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO ergänzt wurde.

Klären Sie die interne Zuständigkeit im Unternehmen für die Entgegennahme und fristgerechte weitere Bearbeitung von Meldungen.

Fazit:

Bei allem Aufwand, der zur Umsetzung des Gesetzes betrieben werden muss sollte nicht außer Acht bleiben, dass der Ausbau interner Meldesysteme gleichzeitig auch zur Stärkung einer offenen Fehlerkultur und zur Verhinderung vermeidbarer Schäden, Haftung und Prozesse beiträgt.

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