Darlehen an Arbeitnehmer: Was Unternehmen beachten sollten

Viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern zinsgünstige Darlehen gegenüber den Konditionen einer Bank an, etwa zur Unterstützung bei größeren Anschaffungen. Dabei gibt es jedoch einige wichtige arbeitsrechtliche und steuerliche Vorschriften, die zu beachten sind. Ein sorgfältig ausgearbeiteter Darlehensvertrag ist unerlässlich, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Wichtige Aspekte sind dabei die Formulierung der Vertragsklauseln, die Festlegung der Verzinsung und die Modalitäten der Rückzahlung. In diesem Beitrag erfahren Sie die wesentlichen Punkte zur Gewährung von Arbeitnehmerdarlehen.

Rechtliche Grundlagen

Ein Arbeitgeberdarlehen funktioniert wie ein normaler Darlehensvertrag. Die Besonderheit beim Arbeitgeberdarlehen ist, dass der Arbeitgeber als Darlehensgeber aufgrund des Dienstverhältnisses dem Arbeitnehmer Geld zur Verfügung stellt, das dieser zu einem vereinbarten (meist günstigeren) Zinssatz zurückzahlen muss. Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitgeberdarlehen gibt es nicht. Es ist ebenso eine freiwillige Leitung wie beispielsweise das Urlaubsgeld.

Ein Darlehensvertrag sollte immer schriftlich festgehalten werden. Wenn keine Zinsen vereinbart sind, handelt es sich um ein zinsloses Darlehen. Ferner ist zu beachten, dass mit Darlehensforderungen nur innerhalb der Pfändungsfreigrenzen aufgerechnet werden kann.

Wichtig: Der Gleichbehandlungsgrundsatz ist zu beachten – alle Mitarbeiter müssen gleich behandelt werden. Sollten beispielsweise für eine Mehrzahl von Arbeitnehmern in Arbeitgeberdarlehensverträgen gegenüber dem aktuellen Kapitalmarkt günstigere Zinsen vereinbart werden, liegt eine Vergünstigung vor, auf die auch andere Arbeitnehmer unter dem Gesichtspunkt des Gleichbehandlungsgrundsatzes Anspruch erheben können. Unzulässig ist es daher, Teilzeitkräfte von dem Bezug zinsgünstiger Darlehen auszuschließen.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Wenn ein Betriebsrat besteht, muss dieser bei der Vergabe von zinsgünstigen Darlehen mitbestimmen. Der Arbeitgeber ist jedoch bei der Entscheidung über Umfang und Zweck solcher Leistungen frei. Dies betrifft die betriebliche Lohngestaltung und andere soziale Leistungen. Werden Darlehen aber nur in Einzelfällen vergeben, greift diese Regelung nicht.

Rückzahlung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Es kann im Darlehensvertrag geregelt werden, dass bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses höhere Zinsen fällig werden. Eine sofortige Rückzahlung des Darlehens kann jedoch nur verlangt werden, wenn der Arbeitnehmer selbst kündigt oder eine fristlose Kündigung verursacht hat. Unwirksam ist eine Klausel, die den Arbeitgeber zur Kündigung des Darlehensvertrags in allen Fällen berechtigt.

Es kann sinnvoll sein, im Darlehensvertrag zu regeln, dass der Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses berechtigt ist, am Fälligkeitstag bestehende Vergütungsansprüche sowie den Anspruch auf Abfindung mit den Rückzahlungsverpflichtungen des Arbeitnehmers zu verrechnen.

Wie hoch darf das Arbeitnehmerdarlehen sein

Die Höhe eines Arbeitgeberdarlehens darf grundsätzlich jede beliebige Summe betragen, jedoch sind Zinsvorteile grundsätzlich nur bis zu einer Restschuld von 2.600 € steuerlich unbeachtlich. Übersteigt die Darlehenshöhe diesen Betrag, müssen die Zinsvorteile als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Das bedeutet, dass Zinsvorteile bis zu diesem Betrag nicht zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn gehören. Übersteigt die Restschuld am Ende des Lohnzahlungszeitraums den Betrag von 2.600 € , zählen die Zinsvorteile des Arbeitnehmers als geldwerter Vorteil zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Falls die Zinsvorteile im Kalendermonat die Sachbezugsfreigrenze von 50 € nicht überschreiten und diese Freigrenze nicht durch andere Sachbezüge ausgeschöpft ist, bleiben sie steuer- und sozialversicherungsfrei. Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Darlehen zu einem marktüblichen Zinssatz (sog. Maßstabszinssatz) gewährt, liegt kein steuerlicher Zinsvorteil vor.

Fazit

Arbeitgeber sollten beim Gewähren von Darlehen die rechtlichen Rahmenbedingungen genau beachten, insbesondere bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Eine klare Vertragsgestaltung sorgt für rechtliche Sicherheit – insbesondere durch die Aufnahme von Ausnahmen für Darlehen in Aufhebungsverträgen.

Haben Sie Fragen zur Gestaltung von Darlehensverträgen für Ihre Mitarbeiter? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter!