Autor

Sebastian Broß

Steuerberater, Dipl.-Betriebswirt (FH), Certified Valuation Analyst (EACVA)

Autorin

Irina Schmidt-Steinke

Betriebliches Rechnungswesen

Irina Schmidt und Sebastian Broß, 18.07.2023

Elektronische Rechnungen und Belege

Der Versand von Rechnungen per E-Mail bietet jedem Unternehmen erhebliches Einsparpotenzial. Die Arbeitsabläufe im Unternehmen können effizienter und schneller gestaltet werden, Zahlungsverzögerungen werden minimiert und es wird sowohl bei Portokosten als auch bei Druckkosten gespart. Darüber hinaus verbessert sich die Transparenz und der Prozess der Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt. Mehr als ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland erstellen und versenden elektronische Rechnungen und investieren in die Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse.

Obwohl der Gesetzgeber durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die elektronische Rechnung mit der traditionellen Papierrechnung gleichgestellt hat, gibt es dennoch einige Punkte zu beachten beim Versand von elektronischen Rechnungen und Belegen.

Was sind die Vorteile elektronischer Rechnungen im Vergleich zur Papierrechnung?

Der Versand elektronischer Rechnungen spart Personalkosten für den Postversand und für Briefpapier, Porto und Briefumschläge. Darüber hinaus werden Druckkosten, Transportwege und Archivierungskosten eingespart. Elektronische Rechnungen erreichen den Empfänger schneller und werden schneller bezahlt, was zu einer Steigerung der Liquidität im Unternehmen führt. Wichtige Informationen gelangen schneller ans Ziel. Zudem kann es beim Scannen von Papierrechnungen zu Verlusten von Lesbarkeit kommen.

Welche Unternehmen müssen aufgrund des Hinweisgeberschutzes aktiv werden?

Unternehmen mit in der Regel mindestens 250 Beschäftigten müssen bis spätestens zum 2. Juli 2023 und Unternehmen mit in der Regel 50 bis zu 249 Beschäftigten bis spätestens zum 17. Dezember 2023 eine Meldestelle einrichten.

Welche Möglichkeiten gibt es für die Übermittlung elektronischer Rechnungen?

Eine Möglichkeit ist der Versand der Rechnung als Anhang, zum Beispiel im PDF-Format, per E-Mail. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Rechnung im Downloadbereich der eigenen Webseite oder bei einem Cloudanbieter abzulegen, damit der Rechnungsempfänger sie von dort herunterladen kann.

Welche Anforderungen werden an elektronische Rechnungen gestellt?

Elektronische Rechnungen müssen die gleichen Aufbewahrungsfristen erfüllen wie Papierrech-nungen. Für beide Arten von Rechnungen müssen die Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit jederzeit gewährleistet sein. Jeder Unternehmer kann seine Rechnungen ent-weder elektronisch oder per Post versenden. Für den Versand elektronischer Rechnungen ist es jedoch gesetzlich vorgeschrieben, dass der Empfänger diesem Übermittlungsweg im Voraus zuge-stimmt hat. Es gibt jedoch keine konkreten Anforderungen an die Form, in der diese Zustimmung eingeholt werden muss. Es wird lediglich vorausgesetzt, dass eine Einigung zwischen Rechnungs-steller und Rechnungsempfänger über den elektronischen Versand einer Rechnung besteht. Das bedeutet,

der Unternehmer hat die Möglichkeit, in seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf den elektronischen Versand von Rechnungen hinzuweisen;
Alternativ kann er die Zustimmung des Rechnungsempfängers direkt einholen, bevor die Rechnung versendet wird.

Falls die Rechnung bereits versendet wurde, ohne vorher die Zustimmung einzuholen, besteht immer noch die Möglichkeit, die Zustimmung nachträglich einzuholen.

Welche weiteren Anforderungen werden an elektronische Rechnungen gestellt?

Die Rechnungen müssen den steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen ent-sprechen.
Die Rechnungen müssen den Datenschutzbestimmungen entsprechen, einschließlich Ver-wendung von Passwörtern, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen sowie ge-setzeskonformer Datenlöschung.
Die technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
Für Geschäftspartner im Ausland muss die internationale Kompatibilität gewährleistet sein.

Wie kann man die Anforderungen “Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit” nachweisen?

Als Unternehmer müssen Sie sicherstellen, dass der Inhalt der Rechnung korrekt ist, der richtige Zahlungsempfänger in der Rechnung genannt wird und die korrekte Leistung abgerechnet wird. Das bedeutet, es muss ein Verfahren identifiziert werden, das diesen drei Faktoren in ausreichen-dem Maße gerecht wird. Sie können zum Beispiel Ihre Rechnungen mit einer elektronischen oder digitalen Signatur verschlüsseln. Für die Anwendung dieser Verschlüsselungsmethode benötigen Sie ein zertifiziertes Kartenlesegerät mit eigener Tastatur, eine Chipkarte, ein elektronisches Zerti-fikat von einem Trust Center und entsprechende Signatur-Software.

Was ist ZUGFeRD und welche Bedeutung hat es für den elektronischen Rechnungsversand?

ZUGFeRD ist ein Forum, das sich mit der Einführung und Entwicklung von Formaten für den strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch beschäftigt. Ziel ist es, das Thema “elektronische Rechnungen” unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten zu bearbeiten und geeignete Maßnahmen für den schnellen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten. Um auch kleinen und mittleren Unternehmen die Vorteile des elektronischen Rechnungsversands zugänglich zu machen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ein einheitliches Datenformat entwickelt, das kostenlos auf der Website von FeRD zur Verfügung steht. Es wurde auch eine gemeinsame ZUGFeRD-Community geschaffen, in der die Nutzer der Software Wissen und Erfahrungen austauschen können. ZUGFeRD bietet also eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch für Unternehmen jeder Art.

Welche Anwendungsmöglichkeiten bietet ZUGFeRD?

Mit den von ZUGFeRD bereitgestellten Formaten können Rechnungen zwischen Unternehmen schnell, bequem und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Die Anwendung dieser Datenformate verbessert auch die Prozesssteuerung im Rechnungswesen. Ein wichtiger Aspekt ist auch die internationale Nutzbarkeit dieser Formate.
Durch die Anwendung der Datenformate ist es möglich, elektronische Rechnungen genauso einfach zu empfangen und zu versenden wie herkömmliche Papierrechnungen. Das bedeutet, der Austausch elektronischer Formate ist sogar ohne vorherige Absprache möglich, was einen entscheidenden Vorteil gegenüber anderen Formaten darstellt. Bei der Anwendung von ZUGFeRD ist es nicht notwendig, darauf zu achten, dass die übermittelten Rechnungsformate zwischen Rechnungsversender und -empfänger kompatibel sind.
Neben der hohen Kompatibilität der Datenformate liegt der Fokus von ZUGFeRD nicht nur auf großen Unternehmen, sondern ist auch für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.

Welche Anforderungen stellt ZUGFeRD an den Versender einer Rechnung?

Der Rechnungsversender muss in der Lage sein, alle erforderlichen Daten aus seinem bestehenden Unternehmenssystem bereitzustellen. Die für die Rechnungserstellung verwendete Software muss in der Lage sein, diese Daten im elektronischen Rechnungsformat abzubilden.

Im Rahmen der ZUGFeRD-Konzeption sollten so wenige Datenfelder wie möglich zwingend erforderlich sein, um keine zusätzlichen Anforderungen an die Datenhaltung des Versenders zu stellen. Dennoch sollte bei der geplanten Anwendung dieser Datenformate darauf geachtet werden, dass die im Unternehmen verwendete Software grundsätzlich alle Datenfelder des ZUGFeRD-Formats unterstützen kann. Alle Informationen, die in der visuellen Darstellung der elektronischen Rechnung enthalten sind, müssen auch im Rahmen strukturierter Daten übermittelt werden.

Wie melde ich mich im ZUGFeRD-Anwendungsbereich an?

Jede Organisation aus Wirtschaft und Verwaltung kann Mitglied werden. Die Anmeldung erfolgt kostenlos über die Website www.zugferd-community.net. Nach der Registrierung und Anmeldung stehen dem Benutzer verschiedene Funktionen zur Verfügung. Eine Infothek-Funktion ermöglicht das Hochladen von Fachbeiträgen und bietet jederzeit die Möglichkeit zum fachlichen Austausch mit anderen Anwendern und Mitgliedern der Community zum Thema ZUGFeRD-Format.

Die Entwicklungen zur E-Rechnung im Bereich B2B in Deutschland

Aufgrund der aktuellen nationalen wie auch internationalen Situation entwickelt sich das Thema E-Rechnung derzeit sehr dynamisch. Die Papierrechnung ist jedenfalls ein aussterbendes Modell. Die Weichen für die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland sind gestellt. In Deutschland wird derzeit darüber nachgedacht, elektronische Rechnungen im Geschäftsbereich (B2B) einzuführen. In diesem Zusammenhang hat die Bundesregierung hat einen Antrag bei der Europäischen Union gestellt, um bestimmte Artikel der E-Rechnungsrichtlinie auszusetzen. Denn die Richtlinie legt fest, dass Unternehmen zunächst die Genehmigung ihrer Lieferanten einholen müssen, um die E-Rechnung implementieren zu können.

Die Europäische Kommission hat Deutschland nun die Genehmigung erteilt, ab dem 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027 elektronische Rechnungen im B2B-Bereich einzuführen. Es wird eine schrittweise Umsetzung geben, bei der verschiedene Unternehmenstypen unterschiedliche Fristen haben.

In Bezug auf das konkrete Modell bzw. die Funktionsweise werden dabei verschiedene Optionen genannt:

Das sogenannte ‚5-Corner‘-Modell über Peppol

PEPPOL steht für “Pan-European Public Procurement OnLine” und ist ein Netzwerk, das den elektronischen Austausch von Dokumenten, insbesondere im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe, zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in Europa ermöglicht. Es wurde entwickelt, um den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung und anderer geschäftlicher Dokumente zu vereinfachen.

Modell bestehend aus Portalen privater Anbieter

Eine andere Möglichkeit ist ein Modell mit zentralen Portalen in Anlehnung an das französische Modell, bei dem die Rechnungen vorab von zertifizierten Anbietern validiert werden.

Der Entwurf des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) sieht außerdem die Beschränkungspflicht auf B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands vor, dass ein bestimmtes Rechnungsformat verwendet wird (basierend auf einer CEN-Norm) und papierbasierte Rechnungen abgeschafft wer-den.

Deutschland zeigt damit seine Absicht, die E-Rechnung im B2B-Bereich ähnlich wie Frankreich und Italien einzuführen. Voraussichtlich wird ein Clearance- oder Validierungsmodell verwendet, bei dem die Unternehmen all ihre Rechnungen an eine zentrale Plattform des Bundeszentralamts für Steuern senden. Die Rechnungen werden von der Plattform dann in Echtzeit validiert und an die Empfänger gesendet.
Die Umsetzung der EU-Vorgaben für die E-Rechnung liegt in Deutschland in der Verantwortung der einzelnen Bundesländer, daher wird es eine Herausforderung sein, einheitliche Standards zu erreichen.

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